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FAQ stages

étudiante lisant un guide
Vous vous posez des questions sur votre stage : comment obtenir une convention et quelles sont les modalités d'évaluation ? Ou plus encore ! Ce FAQ est fait pour vous.

Étudiants

Stage et Césure - Mise en place de la loi Stage n° 2014-788 du 10 juillet 2014

Est-il toujours possible d’effectuer deux stages pendant une année de césure ?
Qu’est-ce que l’Offre Digitale d’Accompagnement des stages (ODAS) ?
Qui est concerné par l’Offre Digitale d'Accompagnement des Stages (ODAS) ?
Quels stages sont concernés ?
Quels stages ne sont pas concernés ?
Quelle est l’alternative pour le semestre hors les murs de M2 si les étudiantes et les étudiants ne souhaitent pas suivre les deux cents heures de cours à distance ?

Modalités du stage

Comment commencer sa recherche de stage ?
Où trouver une offre de stage ?
Comment postuler à un stage ?
Comment rédiger un CV et une lettre de demande de stage ?
A qui m’adresser en priorité pour mes questions sur les stages ?
L’évaluation du stage est-elle obligatoire ?
Le stage est-il pris en compte pour ma retraite ? 

Convention de stage

Une convention de stage est-elle obligatoire ? 
Qui signe la convention de stage ? 
Comment valider mon stage ? 
Puis-je commencer mon stage alors que ma convention n’est pas encore signée ?
Comment obtenir une convention de stage ? 
Quand éditer un avenant à la convention de stage ? 
Je souhaite renouveler ou apporter des modifications à la convention de stage signée. Est-ce possible ? 
La date limite des conventions (après diplomation)

Déroulement du stage 

Puis-je prolonger mon stage ? 
Combien d’heures dois-je travailler par semaine ? 
L’organisme d’accueil peut-il m’obliger à être présent la nuit ? 
L’organisme d’accueil peut-il m’obliger à être présent le dimanche ? 
L’organisme d’accueil peut-il m’obliger à être présent un jour férié ? 
Puis-je arrêter mon stage avant la date fixée par la convention ? 
L’organisme d’accueil peut-il arrêter le stage avant la fin ? 
L’établissement d’enseignement peut-il arrêter le stage avant la fin ? 
Est-il possible de bénéficier de congés ? 
Puis-je m’absenter pendant mon stage ? 

LES AIDES DES ÉTUDIANTS EN STAGE

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ? 
Ai-je accès au restaurant d’entreprise ? 
Ai-je droit aux tickets restaurant ? 
Ai-je accès aux activités sociales et culturelles de l’organisme d’accueil ? 
Ai-je droit au remboursement de mes frais de trajets ? 

TUTEUR ET ENSEIGNANT RÉFÉRENT

Comment est choisi l’enseignant référent ?
Quel est le rôle de l’enseignant référent ? 
Comment est choisi le tuteur de stage dans l’organisme d’accueil ? 
Quel est le rôle du tuteur dans l’organisme d’accueil ?

GRATIFICATION

Les stages sont-ils rémunérés ? 
Comment est calculée la gratification ? 
Suis-je gratifié en cas de jour férié ? 
Suis-je gratifié dans le cadre d’un stage à l’étranger ? 

LA COUVERTURE SOCIALE

Qu’est-ce que la couverture maladie ?
Suis-je couvert en cas de maladie durant mon stage ? 
Qu’est-ce qu’un accident de travail ?
Qu’est-ce que la responsabilité civile ? 
Suis-je couvert en cas d’accident du travail pour un stage en France ? 
Comment sont couverts mes déplacements au sein de la structure d’accueil ? 

Ministère de l'Europe et des Affaires Étrangères (MEAE)

Qu’est-ce que le MEAE ? 
Je souhaite effectuer un stage au MEAE, comment dois-je procéder ?
LeMEAE me demande mon niveau de langue, auprès de qui dois-je certifier ce niveau ? 
Les stages au MEAE sont-ils rémunérés ? 
Combien de temps doit-on attendre pour connaître la suite donnée à une demande ? 
Comment doit-on procéder pour effectuer un stage auprès d’une Alliance française, d’une Mission économique, d’un Institut français à l’étranger ou d’une organisation non gouvernementale ?
Comment se loger et se nourrir sur place, quelles sont les conditions de vie dans le pays ? 

le rôle de l'Organisme d’accueil 

Pourquoi faire appel à un stagiaire ? 
Un stage est-il possible chez un autoentrepreneur ? 
Quelle convention utiliser ?
Que doit-on vérifier avant l’arrivée du stagiaire ? 
Quelles sont les dates et durées possibles du stage ? 
Comment calculer la durée du stage ? 
Peut-on prolonger le stage d’un étudiant ? 
Quelles sont les horaires conseillés pour un stagiaire ? 
Est-il possible d’accueillir plusieurs stagiaires sur un même poste successivement ? 
Le stagiaire a-t-il le droit à des congés ou à des autorisations d’absence ? 
Doit-on payer les stagiaires ? 
Le stagiaire bénéficie-t-il d’avantages en nature ? 
Le stagiaire peut-il participer à la vie culturelle de votre organisme ?
Comment doit-on prendre en charge le stagiaire ? 
Comment suivre l’activité de stage dans votre organisme ?
Que faire si vous n’êtes pas satisfait de votre stagiaire ?
Que faire en cas de maladie ou d’accident ?
Dois-je fournir une attestation de stage au stagiaire ? 
Si je décide d’embaucher le stagiaire à l’issue du stage, que se passe-t-il ?

le rôle de l'Établissement d’enseignement 

Quel est le rôle de l’établissement d’enseignement ? 
Comment encourager la mobilité internationale des stagiaires ? 
Que doit-on vérifier avant de signer la convention de stage ?
L’utilisation de la convention-type de stage est-elle obligatoire ? 
Peut-on proposer à l’étudiant une alternative au stage ?
Quel est le rôle de l’enseignant-référent ?
Quel est le rôle de l’établissement d’enseignement durant le stage ?
En cas de problème quel est le rôle de l’établissement ?
L’établissement doit-il prendre en charge des cotisations ?
Quel est le rôle de l’établissement à la fin du stage ?

ÉTUDIANTS

Stage et Césure

Est-il toujours possible d’effectuer deux stages pendant une année de césure ?

Oui, il est toujours possible d’effectuer deux stages longs pendant une année de césure. En revanche, la loi stage exige que chaque stage s’intègre dans un cursus respectant le minimum de deux cents heures de formation. Ainsi, il n’est plus possible d’enchaîner trois stages dans le cadre de la scolarité de master (deux stages en césure suivis d’un stage obligatoire pendant le semestre hors les murs) à moins de suivre un cursus numérique équivalent à 200 heures pendant l’un des semestres de stage. Pour mettre en œuvre cette option, Sciences Po propose une Offre numérique d’appui aux stages.

Qu’est-ce que l’Offre Digitale d'Accompagnement des Stages (ODAS) ?

L'Offre Digitale d'Accompagnement des Stages (ODAS) s'adresse aux étudiants dont le schéma de scolarité ne permet pas d'associer un semestre d'enseignement d'au moins deux cents heures par semestre, en amont ou en aval du stage en conformité avec la loi sur l'encadrement des stages n°2014-788 du 10 juillet 2014.

En savoir plus

Qui est concerné par l’Offre Digitale d'Accompagnement des Stages (ODAS) ?

Sont concernés :

  • les étudiantes et les étudiants en master qui ont effectué deux stages pendant leur année de césure en 2016-2017 et qui souhaitent effectuer un troisième stage pendant leur semestre hors les murs
  • les étudiantes et les étudiants du Collège universitaire qui ont effectué un ou deux stages pendant leur troisième année et qui souhaitent partir en césure pour faire des stages
  • les étudiantes et les étudiants en master qui s’apprêtent à partir en année de césure en 2017-2018. Ils doivent intégrer cette réforme dans leur projection sur le semestre hors les murs qu’ils devront réaliser, selon leur école, en S3 ou en S4 en 2018-2019

Ne sont pas concernés

  • les étudiantes et les étudiants qui ont vu leur demande de césure acceptée avant le 11 juillet 2016. Ils devront fournir le justificatif
  • les étudiantes et les étudiants qui effectuent au semestre de printemps 2017 un troisième stage long dans le cadre du semestre hors les murs de master

Quels stages sont concernés ?

Dans un premier temps, la réforme s’applique aux stages longs, obligatoires et optionnels de césure. Les stages effectués hors de France ne font pas exception.
C’est le nombre de stages qui compte et non pas leur durée cumulée. Trois stages conventionnés nécessitent le suivi du parcours numérique, qu’ils se déroulent sur 3x six mois ou 3x 1 mois.

Quels stages ne sont pas concernés ?

Le stage de terrain de première année du Collège universitaire n'est pas concerné.
Concernant les stages optionnels d’été ou effectués pendant la scolarité (à temps partiel)  au Collège universitaire ou en master, l’accord sera fonction du parcours et il sera donné par le responsable pédagogique.
A noter que le cumul de deux années de césure - entre la 3ème année et le M1 et, entre le M1 et le M2 - ne sera plus toléré.

Quelle est l’alternative pour le semestre hors les murs de M2 si les étudiantes et les étudiants ne souhaitent pas suivre les deux cents heures de cours à distance ?

  • Un emploi en CDD ou en CDI
  • Un volontariat international ou service civique
  • Un semestre d'études à l'international
  • Un mémoire de recherche
  • Un projet personnel (formation linguistique, incubateur de Sciences Po, auto entrepreneur, etc.)

Le choix du projet du semestre hors les murs nécessite l'accord du responsable pédagogique. 

Modalités du stage

Comment commencer sa recherche de stage ?

La recherche d’un stage s’apparente à celle d’un emploi : il faut cibler les organismes en rapport avec votre projet professionnel, envoyer votre CV accompagné d’une lettre de motivation et souvent passer un entretien.

Où trouver une offre de stage ?

Vous pouvez trouver des offres de stage :

En cas de difficultés particulières, vous ne devez pas hésiter à vous adresser à votre établissement qui pourra vous conseiller et vous orienter vers des organismes susceptibles de vous accueillir.

Comment postuler à un stage ?

Il est conseillé de commencer vos démarches 6 mois avant le début de votre stage. Là encore le Service carrières peut vous aider dans la création d’un dossier de candidature. Ce dossier doit comporter:

Vous devez être attentif, votre établissement peut organiser des forums, des conférences ou des modules pour vous aider à trouver un stage ou à écrire une lettre de motivation et un CV. Participer à ces actions est très utile pour trouver rapidement un stage de qualité.

Comment rédiger un CV et une lettre de demande de stage ?

Nous vous invitons à consulter nos articles

A qui m’adresser en priorité pour mes questions sur les stages ?

Vous pouvez vous adresser à votre responsable pédagogique ou à votre référent au sein du Service carrières

L’évaluation du stage est-elle obligatoire ?

Oui, l’évaluation est obligatoire pour les stages obligatoires. Plus d'infos en consultant les pages sur

Le stage est-il pris en compte pour ma retraite ?

Oui, la prise en compte est possible pour tout stage de plus de deux mois ayant été gratifié aux conditions suivantes : 

  •  L’organisme d’accueil doit vous fournir une attestation de stage qui mentionne la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée.
  • Vous devez produire cette attestation de stage à l’appui de votre demande éventuelle d’ouverture de droits au régime général d’assurance vieillesse prévue à l’art. L.351-17 du code de la sécurité sociale.

Si vous souhaitez faire cette demande, vous devez le faire dans les deux années qui suivront la fin de votre stage, auprès de la caisse compétente. Afin d’obtenir des trimestres de retraite (deux au maximum), vous devrez cotiser un montant forfaitaire.

Convention de stage

Une convention de stage est-elle obligatoire ?

Oui, tout stage doit faire l’objet de la signature d’une convention de stage entre l’établissement d’enseignement supérieur, l’organisme d’accueil et le stagiaire avant le début du stage. La convention de stage a pour but principal de préciser les modalités de déroulement du stage et d’assurer la protection du stagiaire, notamment au regard des accidents du travail et maladies professionnelles. L’établissement d’enseignement supérieur, l’organisme d’accueil et le stagiaire doivent la signer.

Qui signe la convention de stage ?

Sciences Po, l’étudiant, l’organisme d’accueil, le tuteur et l’enseignant référent doivent signer obligatoirement la convention de stage.

Comment valider mon stage ?

Il faut compter 24 à 48 heures pour la validation de votre déclaration de stage par le Service carrières. En revanche, pour la signature de votre convention par Sciences Po, prévoyez 8 jours.

Puis-je commencer mon stage alors que ma convention n’est pas encore signée ?

NON, vous ne pouvez pas légalement débuter votre stage, vous n’êtes couvert par aucune assurance, votre stage n’est ni validé ni reconnu par Sciences Po et vous encourez des risques en cas d’accident.

Comment obtenir une convention de stage ?

Consultez la rubrique obtenir une convention de stage

Quand éditer un avenant à la convention de stage ?

En cas de rupture (exceptionnelle) ou de prolongation d’un stage, vous êtes obligé(e) de faire signer par les cinq parties signataires de la convention (Service carrières, organisme d'accueil, responsable du stage, tuteur du stage et vous) un avenant et de suivre une procédure spécifique. La prolongation d'un stage nécessite également des démarches obligatoires sur votre Espace Etudiant.

Je souhaite renouveler ou apporter des modifications à la convention de stage signée. Est-ce possible ?

Oui, la convention de stage signée doit être modifiée par un avenant si les modifications sont importantes. Le cas échéant, vous pouvez envoyer un mail à stages.master@sciencespo.fr

La date limite des conventions

La date limite des conventions de stage fixée au 31 août  consécutivement au changement des règles d'affiliation à la sécurité sociale étudiante.
Le décret n°2015-1865 du 30 décembre 2015 a modifié les règles d'affiliation des étudiants au régime étudiant de la Sécurité Sociale.
Depuis le 1er janvier 2016, les bornes d'affiliation au régime étudiant de la Sécurité Sociale vont du 1er septembre au 31 août n+1.
Ce changement a des impacts sur la couverture Accident du travail (AT) et Maladie professionnelle (MP) des étudiants en stage.
Si les mutuelles étudiantes continuent de couvrir les étudiants jusqu'au 31 décembre pour les soins médicaux et l'assurance maladie, elle ne prennent plus en charge les risques Accident du travail (AT) et Maladie professionnelle (MP).
En application de ce nouveau cadre réglementaire, Sciences Po ne conclura plus de convention de stage dont le terme est postérieur au 31 août. En effet, au-delà de cette date, l'étudiant en stage ne bénéficie plus de la couverture des risques AT et MP au titre du régime de sécurité sociale étudiante.
Cependant, pour les stages avec une gratification supérieure au minimum légal (15% du plafond horaire de la Sécurité sociale ou 3,60/h €), les étudiants pourront, à titre exceptionnel, effectuer un stage au-delà du 31 août 2017 et au plus tard jusqu'au 30 novembre 2017 sans réinscription à l'Université, sous réserve et à la condition que le stage démarre avant la date de la diplomation. En effet, en cas de gratification supérieure au minimum légal, l'établissement d'accueil, qui devient alors employeur, couvre les risques accident du travail et maladie professionnelle durant toute la durée du stage et ce même au-delà du 31 août.
Cette dérogation ne s'applique pas pour les stages à l'étranger.

Déroulement du stage

Puis-je prolonger mon stage ?

Oui, mais la demande de prolongation d’un stage doit être obligatoirement effectuée avant la fin de votre stage et ne dépasser pas les 6 mois (établissement français). Si ce n’est pas le cas, vous devez faire une nouvelle demande de convention de stage.

Combien d’heures dois-je travailler par semaine ?

La durée légale du temps de travail est fixée à 35 heures par semaine en France.

L’organisme d’accueil peut-il m’obliger à être présent la nuit ?

OUI, à condition que cela soit en lien avec le sujet de stage et que cela soit prévu dans la convention de stage de manière exceptionnelle (évènement, forum, etc.). Il est nécessaire aussi que les autres personnels de l’organisme soient concernés par le travail de nuit.

L’organisme d’accueil peut-il m’obliger à être présent le dimanche ?

Oui, à condition que cela soit en lien avec le sujet de stage et que cela soit prévu dans la convention de stage. Il est nécessaire aussi que les autres personnels de l’organisme soient concernés par le travail du dimanche.

L’organisme d’accueil peut-il m’obliger à être présent un jour férié ?

Oui, à condition que cela soit en lien avec le sujet de stage et que cela soit prévu dans la convention de stage. Il est nécessaire aussi que les autres personnels de l’organisme soient concernés par le travail les jours fériés. Ce jour férié pourra être récupéré par le stagiaire.

Puis-je arrêter mon stage avant la date fixée par la convention ?

Il convient d’en informer avant votre prise de décision l’enseignant référent et le tuteur de stage, afin de leur expliquer les raisons. Un avenant à la convention de stage devra ensuite être signé par la suite. La décision de fin de stage doit être validée par l’organisme d’accueil et Sciences Po.

L’organisme d’accueil peut-il arrêter le stage avant la fin ?

Si certaines règles ne sont pas respectées (faute grave, non-respect des règles de discipline, de confidentialité, de sécurité, horaires, etc.), l’organisme d’accueil doit informer l’enseignant référent et le Service carrières, ils peuvent décider de mettre un terme à votre stage.

L’établissement d’enseignement peut-il arrêter le stage avant la fin ?

Oui, selon la convention, il devra informer les autres parties. Un avenant à la convention de stage devra ensuite être signé.

Est-il possible de bénéficier de congés ?

Vous bénéficiez des droits à congés ou autorisations d’absence équivalents aux dispositions légales applicables aux autres personnels pour ce qui concerne les cas de grossesse, paternité ou adoption. Pour les stages d’une durée de plus de deux mois (soit plus de 308 heures), la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence. C’est le cas notamment pour que vous puissiez assister à des sessions obligatoires au sein de son établissement d’enseignement. Vous ne percevrez pas forcément de gratification pendant ces périodes.

Puis-je m’absenter pendant mon stage ?

Oui, sous certaines conditions : pour passer des examens, en cas de grossesse, de paternité, d’adoption, de maladie etc. Veillez à prévenir votre organisme d’accueil et le Service carrières.

Le tuteur et l’enseignant référent

Comment est choisi l’enseignant référent ?

L’enseignant référent doit être choisi parmi l’équipe pédagogique. Il doit avoir un lien avec le sujet du stage afin qu’il puisse définir au mieux les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage.

Quel est le rôle de l’enseignant référent ?

L’enseignant référent est responsable du suivi pédagogique de votre stage. Il est impliqué dans la définition des compétences qui sont mentionnées dans la convention de stage. Il doit être en contact avec votre tuteur de stage et il est tenu de s’assurer à plusieurs reprises, auprès de celui-ci, du bon déroulement de votre stage. S’il remarque un problème ou que vous lui faites part d’un problème, il peut proposer, le cas échéant, à l’organisme d’accueil de redéfinir tout ou partie de la mission.

Comment est choisi le tuteur de stage dans l’organisme d’accueil ?

Le tuteur de stage est désigné par l’organisme d’accueil.

Quel est le rôle du tuteur dans l’organisme d’accueil ?

Le tuteur est chargé de l’accueil, de l’accompagnement du stagiaire et du respect des clauses mentionnées dans la convention de stage. Les tâches confiées au tuteur peuvent être prévues dans le cadre d’un accord d’entreprise, de même que les conditions de l’éventuelle valorisation de cette fonction. Le tuteur est en lien régulier avec l’enseignant-référent. Il doit l’alerter sur les difficultés pouvant intervenir durant le stage et redéfinir avec l’enseignant-référent les missions confiées au stagiaire.

Gratification

Les stages sont-ils rémunérés ?

En droit français, on parle de gratification pour les stagiaires et non pas de rémunération.

Comment est calculée la gratification ?

La gratification est due au premier jour du premier mois du stage. Elle est due pour chaque heure de présence dans l’organisme d’accueil et elle doit être versée mensuellement. Vous pouvez calculer vos heures de stage et les multiplier par le taux horaire légal (https://www.service-public.fr/).

Suis-je gratifié en cas de jour férié ?

Si le stagiaire est présent, il sera gratifié. Si le stagiaire n’est pas présent, ce sera au choix de l’organisme d’accueil.

Suis-je gratifié dans le cadre d’un stage à l’étranger ?

Pas forcément, en application du principe de territorialité, la réglementation française en matière de gratification ne s’applique pas à l’étranger. L’organisme d’accueil n’est donc pas obligé de vous verser de gratification, même si vous effectuez un stage d’un durée supérieure à 308 heures.

La couverture sociale

Qu’est-ce que la couverture maladie ?

La couverture maladie correspond aux assurances sociales du régime général couvrant les risques ou charges de maladie, d’invalidité, de vieillesse, de décès, de veuvage, de maternité, ainsi que de paternité. Il appartient à l’étudiant de vérifier les conditions.

Suis-je couvert en cas de maladie durant mon stage ?

Oui, pour ce qui relève de l’assurance maladie, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie antérieurement à son stage.

Qu’est-ce qu’un accident de travail ?

L’accident du travail regroupe deux aspects :
a) un accident survenu, par le fait ou à l’occasion du stage ;
b) un accident de trajet celui qui survient lors du parcours normal aller-retour effectué par le stagiaire entre le lieu de travail et sa résidence principale et le lieu de travail et celui où il prend habituellement ses repas (restaurant, cantine, etc.).

Qu’est-ce que la responsabilité civile ?

La responsabilité civile correspond à l’obligation de réparer le dommage causé à autrui. L’assurance responsabilité civile permet à chacun d’être protégé. Les étudiants peuvent télécharger l’attestation MAIF depuis leur espace étudiant.

Suis-je couvert en cas d’accident du travail pour un stage en France ?

Oui, la couverture est assurée par l’établissement d’enseignement supérieur ou par l’organisme d’accueil.

Comment sont couverts mes déplacements au sein de la structure d’accueil ?

Lorsque l’organisme d’accueil met un véhicule à votre disposition, il lui incombe de vérifier préalablement que la police d’assurance du véhicule couvre son utilisation par un stagiaire. Lorsque dans le cadre de votre stage, vous utilisez votre propre véhicule ou un véhicule prêté par un tiers, vous le déclarez expressément à l’assureur du véhicule.

Les aides aux étudiants en stage

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

Il peut s’agir de l’accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant (une partie financière sera à la charge de l’étudiant), de la prise en charge des frais de transport ainsi que des activités sociales et culturelles.

Ai-je accès au restaurant d’entreprise ?

Oui, le stagiaire a accès au restaurant d’entreprise dans les mêmes conditions que les salariés de l’organisme d’accueil.

Ai-je droit aux tickets restaurant ?

Oui, le stagiaire a droit aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés de l’organisme d’accueil.

Ai-je accès aux activités sociales et culturelles de l’organisme d’accueil ?

Oui, le stagiaire a accès aux activités sociales et culturelles de l’organisme d’accueil.

Ai-je droit au remboursement de mes frais de trajets ?

Le stagiaire bénéficie de la prise en charge des frais de transports dans les mêmes conditions que les salariés.

 MEAE

Qu’est-ce que le MEAE ?

Le MEAEI est le Ministère de l'Europe et des Affaires Étrangères.

Je souhaite effectuer un stage au MEAE, comment dois-je procéder ?

Nous vous recommandons de consulter effectuer un stage au MEAE.

Le MEAE me demande mon niveau de langue, auprès de qui dois-je certifier ce niveau ?

Pas besoin de leur adresser un justificatif. Si besoin, le MEAE contactera directement Sciences Po.

Les stages au MEAE sont-ils rémunérés ?

Les stagiaires effectuant un stage de plus de deux mois reçoivent une gratification minimale légale pour un stage à temps complet. En outre, pendant la durée de leur stage, 50 % des frais de transport urbains sont remboursés aux stagiaires de Paris et de Nantes.

Combien de temps doit-on attendre pour connaître la suite donnée à une demande ?

La « date limite de désignation du candidat », figurant sur l’offre de stage, indique la date avant laquelle une réponse doit vous être donnée.

Comment doit-on procéder pour effectuer un stage auprès d’une Alliance française, d’une Mission économique, d’un Institut français à l’étranger ou d’une organisation non gouvernementale ?

Le Ministère de l'Europe et des Affaires Étrangères ne gère pas ces demandes de stage. L’étudiant doit prendre contact avec ces organismes.

Comment se loger et se nourrir sur place, quelles sont les conditions de vie dans le pays ?

La recherche et le coût du logement incombent à l’étudiant, ainsi que le coût des repas. Des informations sur les conditions de vie dans le pays peuvent être consultées sur le site du MEAE, rubriques « Français à l’étranger » ou « Conseils aux voyageurs », ainsi que sur le site de la Maison des Français de l’étranger.

LE RÔLE DE L'ORGANISME D’ACCUEIL

Pourquoi faire appel à un stagiaire ?

Pour l’organisme : rester en lien avec les établissements dispensant des formations, lesquelles seront nécessairement amenée à évoluer compte tenu de l’évolution des métiers dans votre secteur, et enfin parce que les étudiants stagiaires d’aujourd’hui sont vos collaborateurs de demain.

Pour l’étudiant : le stage est l’occasion d’acquérir une expérience du monde du travail, il lui permet d’accompagner ses études et son orientation active, et de confronter ses connaissances théoriques au cadre professionnel. L’étudiant a besoin de vous pour se projeter dans un avenir professionnel.

Un stage est-il possible chez un autoentrepreneur ?

Oui, un autoentrepreneur est un organisme d’accueil. Merci de vous rapprocher du Service carrières pour les formalités.

Quelle convention utiliser ?

Un modèle national de convention-type a été fixé par arrêté pour l’enseignement supérieur. Ce modèle intègre les stipulations obligatoires prévues par les textes. Il est conseillé de prendre ce modèle qui reprend toutes les dispositions. Généralement, c’est la convention de Sciences Po qui est utilisée.

Que doit-on vérifier avant l’arrivée du stagiaire ?

Vous devez vous assurer qu’un tuteur a bien été attribué au stagiaire et qu’il connaît sa tâche. Vous devez contracter une assurance responsabilité civile dès lors que vous accueillez des stagiaires. Vous devez vous assurer que la convention de stage est totalement renseignée et signée par les parties.

Quelles sont les dates et durées possibles du stage ?

Dans de nombreux cas, le stage se déroule en continu et à temps complet. Mais il peut aussi se dérouler sous d’autres formats : en discontinu et à temps complet, en continu ou en discontinu à temps partiel. Vous pouvez accueillir un stagiaire pour une durée totale d’au maximum 6 mois (soit 924 heures) au sein de votre organisme.

Comment calculer la durée du stage ?

La durée du stage s’apprécie en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans votre organisme. Chaque période de 7 heures, consécutives ou non, compte comme un jour de stage et chaque période de 22 jours de présence effective, consécutive ou non, correspond à un mois de stage. Ce mode de calcul est valable pour calculer la durée totale du stage qui va impliquer une obligation de gratification (soit plus de deux mois), comme pour calculer la durée maximale totale du stage de 6 mois.

Peut-on prolonger le stage d’un étudiant ?

Oui, vous pouvez proposer au stagiaire de poursuivre son stage. Si celui-ci accepte, vous pouvez demander une prolongation du stage dans les conditions suivantes :

  • La prolongation doit être possible, mais en tenant compte du cursus de formation de l’étudiant ;
  • La durée totale du stage, prolongation incluse, doit être dans la limite de la durée légale maximale de stage de 6 mois (soit 924 heures) ;
  • Vous devez faire votre proposition par demande écrite à l’établissement d’enseignement (courriel) ;
  • Vous devez obtenir l’accord de l’enseignant-référent et de l’établissement d’enseignement.

La prolongation acceptée donnera lieu à un avenant à la convention de stage signé avant le début de la période de prolongation.

Quelles sont les horaires conseillés pour un stagiaire ?

La présence du stagiaire dans votre organisme suit les règles applicables aux autres employés pour ce qui a trait :

  • aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence ;
  • à la présence de nuit ;
  • au repos quotidien, hebdomadaire et aux jours fériés.

Par ailleurs, les règlementations spécifiques – horaires ou présence d’un mineur, par exemple – s’appliquent aussi aux stagiaires.

Est-il possible d’accueillir plusieurs stagiaires sur un même poste successivement ?

Non, il faut respecter un délai de carence qui est fixé au tiers de la durée du stage précédent. 

Le stagiaire a-t-il le droit à des congés ou à des autorisations d’absence ?

Les congés et autorisations d’absence légaux prévus en cas de grossesse, paternité ou adoption sont de droit. En dehors des congés légaux prévus ci-dessus, au-delà de deux mois (soit plus de 308 heures) de stage et dans la limite des 6 mois (soit 924 heures) maximum, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire.

Doit-on payer les stagiaires ?

Si la durée du stage est inférieure ou égale à deux mois (soit 308 heures) durant la même année d’enseignement, vous pouvez verser une gratification au stagiaire si vous le souhaitez même si ce n’est pas obligatoire.

Le stagiaire bénéficie-t-il d’avantages en nature ?

Le stagiaire a accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les personnels de votre organisme. Il bénéficie également de la prise en charge des frais de transport et des frais de missions le cas échéant. Des plafonds d’exonération concernant ces avantages en nature existent. Si vous ne dépassez pas ces plafonds, ces avantages en nature ne seront pas soumis à charge.

Le stagiaire peut-il participer à la vie culturelle de votre organisme ?

Oui, dans la mesure où le stagiaire est accueilli au sein de votre organisme, lui ouvrir la possibilité de bénéficier des activités sociales et culturelles est aussi une façon de lui faire découvrir tous les aspects du milieu professionnel.

Comment doit-on prendre en charge le stagiaire ?

Vous devez désigner un tuteur au sein de votre organisme. Celui-ci sera chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Il est le garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention de stage.

Comment suivre l’activité de stage dans votre organisme ?

Lorsqu’un stagiaire dont la convention de stage est signée, arrive pour commencer son stage, vous devez inscrire dans une partie spécifique du registre unique du personnel :

  • son nom et prénom ;
  • les dates de début et de fin du stage ;
  • le nom et prénom de son tuteur ;
  • le lieu où se déroule le stage.

Ainsi, cette partie spécifique du registre unique du personnel comportera l’ensemble des informations relatives aux stagiaires compte tenu de leur ordre d’arrivée. Par ailleurs, vous devez établir, selon tout moyen à votre convenance, un décompte des durées de présence du stagiaire.

Que faire si vous n’êtes pas satisfait de votre stagiaire ?

Vous devez lui en parler et prendre contact avec son enseignant-référent afin de résoudre le problème ou, éventuellement, décider ensemble d’une modification de la convention de stage (activités, missions, etc.) ou d’une rupture de la convention de stage.

Que faire en cas de maladie ou d’accident ?

Concernant la maladie : le stagiaire est couvert par ses propres soins et concernant les accidents du travail, c’est à vous de faire la déclaration d’accident.

  • Si la gratification est inférieure ou égale au plafond légal :

a) En France : c’est l’établissement d’enseignement (ou organisme de formation) qui est responsable et considéré comme l’employeur aux yeux de la sécurité sociale : mais vous devez cependant envoyer la déclaration d’accident de travail vous-même ;
b) Si le stage a lieu à l’étranger, vous devez prévenir immédiatement l’organisme de formation qui devra envoyer lui-même la déclaration d’accident du travail.
En cas d’accident qui donnerait lieu à un contentieux en responsabilité fondée sur la faute inexcusable de l’employeur contre l’établissement d’enseignement, celui-ci est tenu d’appeler en la cause l’organisme d’accueil du stage pour qu’il soit statué dans la même instance sur la demande du stagiaire et sur la garantie des conséquences financières d’une reconnaissance éventuelle de
faute inexcusable.

  • Si la gratification est supérieure au plafond, vous êtes responsable des accidents et considéré comme un employeur aux yeux de la sécurité sociale. Si le stage a lieu à l’étranger, vous devez effectuer vous-mêmes les démarches, l’organisme de formation n’étant plus responsable.

Dois-je fournir une attestation de stage au stagiaire ?

Oui, vous devez délivrer au stagiaire une attestation de stage qui mentionne la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée.

Si je décide d’embaucher le stagiaire à l’issue du stage, que se passe-t-il ?

Si l’embauche a lieu dans les 3 mois suivant la fin du stage, alors la durée du stage est déduite de la période d’essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables. Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d'essai. Lorsque le stagiaire est embauché par l'entreprise à l'issue d'un stage d'une durée supérieure à deux mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté.

LE RÔLE DE L'ÉTABLISSEMENT D’ENSEIGNEMENT

Quel est le rôle de l’établissement d’enseignement ?

  • Diffuser aux étudiants les offres de stage qui sont en lien avec les formations proposées.
  • Accompagner les étudiants dans leur recherche de stages.
  • Recenser les organismes susceptibles d'offrir aux étudiants une expérience professionnelle en lien avec les grands domaines de formation enseignés.
  • Nouer le cas échéant des partenariats avec ces organis
22/07/2016

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