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Le rôle de l'organisme d'accueil / Le rôle de l'établissement

le rôle de l'Organisme d’accueil 

Pourquoi faire appel à un stagiaire ? 
Un stage est-il possible chez un autoentrepreneur ? 
Quelle convention utiliser ?
Que doit-on vérifier avant l’arrivée du stagiaire ? 
Quelles sont les dates et durées possibles du stage ? 
Comment calculer la durée du stage ? 
Peut-on prolonger le stage d’un étudiant ? 
Quelles sont les horaires conseillés pour un stagiaire ? 
Est-il possible d’accueillir plusieurs stagiaires sur un même poste successivement ? 
Le stagiaire a-t-il le droit à des congés ou à des autorisations d’absence ? 
Doit-on payer les stagiaires ? 
Le stagiaire bénéficie-t-il d’avantages en nature ? 
Le stagiaire peut-il participer à la vie culturelle de votre organisme ?
Comment doit-on prendre en charge le stagiaire ? 
Comment suivre l’activité de stage dans votre organisme ?
Que faire si vous n’êtes pas satisfait de votre stagiaire ?
Que faire en cas de maladie ou d’accident ?
Dois-je fournir une attestation de stage au stagiaire ? 
Si je décide d’embaucher le stagiaire à l’issue du stage, que se passe-t-il ?

le rôle de l'Établissement d’enseignement 

Quel est le rôle de l’établissement d’enseignement ? 
Comment encourager la mobilité internationale des stagiaires ? 
Que doit-on vérifier avant de signer la convention de stage ?
L’utilisation de la convention-type de stage est-elle obligatoire ? 
Peut-on proposer à l’étudiant une alternative au stage ?
Quel est le rôle de l’enseignant-référent ?
Quel est le rôle de l’établissement d’enseignement durant le stage ?
En cas de problème quel est le rôle de l’établissement ?
L’établissement doit-il prendre en charge des cotisations ?
Quel est le rôle de l’établissement à la fin du stage ?

LE RÔLE DE L'ORGANISME D’ACCUEIL

Pourquoi faire appel à un stagiaire ?

Pour l’organisme : rester en lien avec les établissements dispensant des formations, lesquelles seront nécessairement amenée à évoluer compte tenu de l’évolution des métiers dans votre secteur, et enfin parce que les étudiants stagiaires d’aujourd’hui sont vos collaborateurs de demain.

Pour l’étudiant : le stage est l’occasion d’acquérir une expérience du monde du travail, il lui permet d’accompagner ses études et son orientation active, et de confronter ses connaissances théoriques au cadre professionnel. L’étudiant a besoin de vous pour se projeter dans un avenir professionnel.

Un stage est-il possible chez un autoentrepreneur ?

Oui, un autoentrepreneur est un organisme d’accueil. Merci de vous rapprocher du Service carrières pour les formalités.

Quelle convention utiliser ?

Un modèle national de convention-type a été fixé par arrêté pour l’enseignement supérieur. Ce modèle intègre les stipulations obligatoires prévues par les textes. Il est conseillé de prendre ce modèle qui reprend toutes les dispositions. Généralement, c’est la convention de Sciences Po qui est utilisée.

Que doit-on vérifier avant l’arrivée du stagiaire ?

Vous devez vous assurer qu’un tuteur a bien été attribué au stagiaire et qu’il connaît sa tâche. Vous devez contracter une assurance responsabilité civile dès lors que vous accueillez des stagiaires. Vous devez vous assurer que la convention de stage est totalement renseignée et signée par les parties.

Quelles sont les dates et durées possibles du stage ?

Dans de nombreux cas, le stage se déroule en continu et à temps complet. Mais il peut aussi se dérouler sous d’autres formats : en discontinu et à temps complet, en continu ou en discontinu à temps partiel. Vous pouvez accueillir un stagiaire pour une durée totale d’au maximum 6 mois (soit 924 heures) au sein de votre organisme.

Comment calculer la durée du stage ?

La durée du stage s’apprécie en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans votre organisme. Chaque période de 7 heures, consécutives ou non, compte comme un jour de stage et chaque période de 22 jours de présence effective, consécutive ou non, correspond à un mois de stage. Ce mode de calcul est valable pour calculer la durée totale du stage qui va impliquer une obligation de gratification (soit plus de deux mois), comme pour calculer la durée maximale totale du stage de 6 mois.

Peut-on prolonger le stage d’un étudiant ?

Oui, vous pouvez proposer au stagiaire de poursuivre son stage. Si celui-ci accepte, vous pouvez demander une prolongation du stage dans les conditions suivantes :

  • La prolongation doit être possible, mais en tenant compte du cursus de formation de l’étudiant ;
  • La durée totale du stage, prolongation incluse, doit être dans la limite de la durée légale maximale de stage de 6 mois (soit 924 heures) ;
  • Vous devez faire votre proposition par demande écrite à l’établissement d’enseignement (courriel) ;
  • Vous devez obtenir l’accord de l’enseignant-référent et de l’établissement d’enseignement.

La prolongation acceptée donnera lieu à un avenant à la convention de stage signé avant le début de la période de prolongation.

Quelles sont les horaires conseillés pour un stagiaire ?

La présence du stagiaire dans votre organisme suit les règles applicables aux autres employés pour ce qui a trait :

  • aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence ;
  • à la présence de nuit ;
  • au repos quotidien, hebdomadaire et aux jours fériés.

Par ailleurs, les règlementations spécifiques – horaires ou présence d’un mineur, par exemple – s’appliquent aussi aux stagiaires.

Est-il possible d’accueillir plusieurs stagiaires sur un même poste successivement ?

Non, il faut respecter un délai de carence qui est fixé au tiers de la durée du stage précédent. 

Le stagiaire a-t-il le droit à des congés ou à des autorisations d’absence ?

Les congés et autorisations d’absence légaux prévus en cas de grossesse, paternité ou adoption sont de droit. En dehors des congés légaux prévus ci-dessus, au-delà de deux mois (soit plus de 308 heures) de stage et dans la limite des 6 mois (soit 924 heures) maximum, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire.

Doit-on payer les stagiaires ?

Si la durée du stage est inférieure ou égale à deux mois (soit 308 heures) durant la même année d’enseignement, vous pouvez verser une gratification au stagiaire si vous le souhaitez même si ce n’est pas obligatoire.

Le stagiaire bénéficie-t-il d’avantages en nature ?

Le stagiaire a accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les personnels de votre organisme. Il bénéficie également de la prise en charge des frais de transport et des frais de missions le cas échéant. Des plafonds d’exonération concernant ces avantages en nature existent. Si vous ne dépassez pas ces plafonds, ces avantages en nature ne seront pas soumis à charge.

Le stagiaire peut-il participer à la vie culturelle de votre organisme ?

Oui, dans la mesure où le stagiaire est accueilli au sein de votre organisme, lui ouvrir la possibilité de bénéficier des activités sociales et culturelles est aussi une façon de lui faire découvrir tous les aspects du milieu professionnel.

Comment doit-on prendre en charge le stagiaire ?

Vous devez désigner un tuteur au sein de votre organisme. Celui-ci sera chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Il est le garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention de stage.

Comment suivre l’activité de stage dans votre organisme ?

Lorsqu’un stagiaire dont la convention de stage est signée, arrive pour commencer son stage, vous devez inscrire dans une partie spécifique du registre unique du personnel :

  • son nom et prénom ;
  • les dates de début et de fin du stage ;
  • le nom et prénom de son tuteur ;
  • le lieu où se déroule le stage.

Ainsi, cette partie spécifique du registre unique du personnel comportera l’ensemble des informations relatives aux stagiaires compte tenu de leur ordre d’arrivée. Par ailleurs, vous devez établir, selon tout moyen à votre convenance, un décompte des durées de présence du stagiaire.

Que faire si vous n’êtes pas satisfait de votre stagiaire ?

Vous devez lui en parler et prendre contact avec son enseignant-référent afin de résoudre le problème ou, éventuellement, décider ensemble d’une modification de la convention de stage (activités, missions, etc.) ou d’une rupture de la convention de stage.

Que faire en cas de maladie ou d’accident ?

Concernant la maladie : le stagiaire est couvert par ses propres soins et concernant les accidents du travail, c’est à vous de faire la déclaration d’accident.

  • Si la gratification est inférieure ou égale au plafond légal :

a) En France : c’est l’établissement d’enseignement (ou organisme de formation) qui est responsable et considéré comme l’employeur aux yeux de la sécurité sociale : mais vous devez cependant envoyer la déclaration d’accident de travail vous-même ;
b) Si le stage a lieu à l’étranger, vous devez prévenir immédiatement l’organisme de formation qui devra envoyer lui-même la déclaration d’accident du travail.
En cas d’accident qui donnerait lieu à un contentieux en responsabilité fondée sur la faute inexcusable de l’employeur contre l’établissement d’enseignement, celui-ci est tenu d’appeler en la cause l’organisme d’accueil du stage pour qu’il soit statué dans la même instance sur la demande du stagiaire et sur la garantie des conséquences financières d’une reconnaissance éventuelle de
faute inexcusable.

  • Si la gratification est supérieure au plafond, vous êtes responsable des accidents et considéré comme un employeur aux yeux de la sécurité sociale. Si le stage a lieu à l’étranger, vous devez effectuer vous-mêmes les démarches, l’organisme de formation n’étant plus responsable.

Dois-je fournir une attestation de stage au stagiaire ?

Oui, vous devez délivrer au stagiaire une attestation de stage qui mentionne la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée.

Si je décide d’embaucher le stagiaire à l’issue du stage, que se passe-t-il ?

Si l’embauche a lieu dans les 3 mois suivant la fin du stage, alors la durée du stage est déduite de la période d’essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables. Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d'essai. Lorsque le stagiaire est embauché par l'entreprise à l'issue d'un stage d'une durée supérieure à deux mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté.

Etablissement d’enseignement

Quel est le rôle de l’établissement d’enseignement ?

  • Diffuser aux étudiants les offres de stage qui sont en lien avec les formations proposées.
  • Accompagner les étudiants dans leur recherche de stages.
  • Recenser les organismes susceptibles d'offrir aux étudiants une expérience professionnelle en lien avec les grands domaines de formation enseignés.
  • Nouer le cas échéant des partenariats avec ces organismes afin de permettre une programmation des stages et fluidifier les entrées en stage.
  • Appuyer et accompagner les élèves ou les étudiants dans leur recherche : aide à la construction du projet professionnel et à la détermination de lieux potentiels de stages en lien avec le projet, aide à la conception d’un dossier, proposition de stages sur une plateforme, etc.).

Cas particulier : L’organisme de formation dans lequel sont inscrits les étudiants en travail social est chargé de déterminer les sites qualifiants en lien avec le projet professionnel de l’étudiant.

Comment encourager la mobilité internationale des stagiaires ?

En proposant aux étudiants des offres de stage à l’étranger et en assurant un accompagnement pour monter un dossier de demande de stage à l’étranger (visa, attestation etc.).

Que doit-on vérifier avant de signer la convention de stage ?

  • Que le cursus de formation comporte un volume pédagogique d’enseignement effectué en présence de l’étudiant de 200 heures au minimum par année universitaire.
  • Qu’un enseignant-référent est désigné au sein des équipes pédagogiques de l’établissement : il est aussi signataire de la convention de stage.
  • Qu’au sein de l’organisme d’accueil un tuteur de stage est désigné : il est aussi signataire de la convention de stage.
  • Que les dispositions obligatoires de la convention de stage sont bien renseignées : l’étudiant va remplir la convention et la faire signer mais vous pouvez l’accompagner dans ses démarches et lui rappeler les délais nécessaires.

L’utilisation de la convention-type de stage est-elle obligatoire ?

Non. L’arrêté du 29 décembre 2014 indique que les établissements et organismes de formation dispensant des formations des niveaux III à I peuvent élaborer, en concertation avec les organismes d’accueil intéressés, une convention de stage sur la base de la convention-type. Sciences Po a sa propre convention de stage (français et anglais).

Peut-on proposer à l’étudiant une alternative au stage ?

Il y a des alternatives pour un stage obligatoire :

  • CCD (contrat à durée déterminée ou CDI (contrat à durée indéterminée)
  • VIE (volontaire international en entreprise) ou VIA (volontaire international en administration)
  • Etudiant ou entreprenariat

N’hésitez pas à prendre contact avec le Service carrières pour les formalités.

Quel est le rôle de l’enseignant-référent ?

L’enseignant-référent a pour rôle de s’assurer du bon déroulement du stage et du respect des stipulations de la convention de stage.

Il doit contacter le tuteur du stagiaire au sein de l’organisme d’accueil afin de s’assurer du bon déroulement du stage.

L’enseignant-référent doit suivre régulièrement le stagiaire (rendez-vous, mail, présentiel).

L’enseignant-référent peut proposer le cas échéant à l’organisme d’accueil une redéfinition d’une ou des missions pouvant être accomplies.

Dans des cas précis d’interruption du stage ou de rupture de la convention de stage prévus par la loi
l’enseignant-référent intervient avec l’établissement d’enseignement pour décider de la validation du stage ou pour proposer une modalité alternative de validation. Les cas prévus par la loi sont les suivants :

  • Le stagiaire interrompt son stage pour un motif lié à la maladie, à un accident, à la grossesse, à la paternité, à l'adoption ;
  • Après accord de l’établissement (enseignant-référent et service en charge des stages), le stagiaire interrompt le stage car les stipulations de la convention de stage ne sont pas respectées par l’organisme d’accueil ;
  • L’organisme d’accueil prend l’initiative de rompre la convention de stage.

Dans ces mêmes cas, et après accord des parties, le stage pourra également être reporté.

Quel est le rôle de l’établissement d’enseignement durant le stage ?

L’établissement est en relais de l’enseignant-référent, du stagiaire et de l’organisme d’accueil pour toute question relative à la convention de stage, au bon déroulement du stage et pour régler les problèmes qui pourraient se poser.

En cas de problème quel est le rôle de l’établissement ?

L’étudiant doit contacter dans les meilleurs délais Sciences Po (son enseignant référent ou/et Service carrières). Tout problème soulevé par le stagiaire ou le tuteur de stage doit faire l’objet d’une étude attentive par l’établissement (enseignant-référent et service en charge des stages) pour trouver une solution

appropriée. Si besoin, il sera nécessaire de modifier la mission du stage ou les termes de la convention de stage. Dans ce cas, un avenant à la convention devra être pris et signé par les mêmes parties que la convention initiale.

Dans des cas précis d’interruption du stage ou de rupture de la convention de stage prévus par la loi l’enseignant référent intervient avec l’établissement d’enseignement pour décider de la validation du stage ou pour proposer une modalité alternative de validation.

Les cas prévus par la loi sont les suivants :

  • Le stagiaire interrompt son stage pour un motif lié à la maladie, à un accident, à la grossesse, à la paternité, à l'adoption ;
  • Après accord de l’établissement (enseignant-référent et service en charge des stages), le stagiaire interrompt le stage car les stipulations de la convention de stage ne sont pas respectées par l’organisme d’accueil ;
  • L’organisme d’accueil prend l’initiative de rompre la convention de stage.

Dans ces mêmes cas, et après accord des parties, le stage pourra également être reporté. La convention de stage devra faire l’objet d’un avenant.

Dans le cas d’une rupture de la convention de stage, l’établissement devra conseiller et accompagner le stagiaire pour trouver un autre organisme d’accueil s’il en est décidé ainsi.

L’établissement doit-il prendre en charge des cotisations ?

Le paiement de la cotisation accidents du travail-maladies professionnelles, l’affiliation du stagiaire et la déclaration des accidents du travail et des maladies professionnelles auprès de la caisse primaire d’assurance maladie du lieu de résidence du stagiaire, incombe à l’établissement d’enseignement en l’absence de gratification ou lorsque la gratification est égale ou inférieure au plafond horaire légal de la sécurité sociale par heure de stage effectuée (https://www.service-public.fr/).

Quel est le rôle de l’établissement à la fin du stage ?

Les modalités de la restitution de la part du stagiaire sont définies par le règlement des études ou des formations dans le cadre de l’organisation du cursus des formations. Celles-ci peuvent prendre la forme d’un rapport, d’une fiche d’évaluation, d’une présentation devant un jury ou d’un mémoire, par exemple.

La restitution va donner lieu à une évaluation de votre part et, éventuellement si cela est prévu, à une attribution de crédits européens.

En fin de stage, vous devez rappeler aux stagiaires de se faire délivrer l’attestation de stage par l’organisme d’accueil.
 

Mise à jour 19/07/2019
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